Иногда расчеты наличными денежными средствами являются более предпочтительными. Это может быть выгодно, например, при невысокой цене сделки. Кроме того, расчет наличными – это один из немногих выходов из ситуации, когда инспекция "замораживает" расчетный счет компании, т.е. приостанавливает операции по нему в соответствии со ст. 76 НК РФ. При использовании данного способа расчетов надо помнить следующее.
Законодательство устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами. Он составляет 100 тысяч рублей (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Это ограничение касается расчетов организаций и индивидуальных предпринимателей между собой и друг с другом.
Установленный лимит расчетов должен соблюдаться в рамках каждого отдельно взятого договора (одной сделки). Например, по заключенному договору поставки товаров на сумму 500 тысяч рублей покупатель может оплатить наличными только 100 тысяч рублей.
Может возникнуть ситуация, когда стороны договора, намереваясь произвести оплату всей суммы наличными, договариваются заключить не один, а несколько однотипных договоров для того, чтобы сумма расчетов по каждому не превышала 100 тысяч рублей. Во избежание споров как между контрагентами, так и с проверяющими органами делать этого не рекомендуем. Так, в постановлении от 03.12.2008 № А72-3587/2008 ФАС Поволжского округа признал факт заключения пяти договоров формальным и не свидетельствующим о действительной воле сторон, направленной на заключение и исполнение пяти самостоятельных сделок. Суд пришел к выводу о том, что фактически стороны осуществили одну сделку на общую сумму, превышающую установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В результате контрагент, который нарушил порядок работы с денежной наличностью, был привлечен к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа.
Важно помнить, что запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тысяч рублей, распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него, которые исполняются как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (абз. 2 п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Например, если договор поставки предусматривает обязательство покупателя уплатить неустойку за просрочку оплаты товара, то ограничение в 100 тысяч рублей распространяется на сумму неустойки, уплачиваемую наличными деньгами не только в период действия договора, но и по окончании его срока.
Прием наличных денег в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом. Выдача наличных денег из кассы организации осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), которые подписывает руководитель организации, а также главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.
Форма приходного и расходного кассового ордера, а также указания по их применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Некоторые расчеты требуют применения онлайн-касс. Подробнее о том, кто должен применять и кто может не применять онлайн-кассу, читайте в статье.
Организация, принимающая наличные денежные средства, должна учитывать, что наличные денежные средства могут храниться в ее кассе только в пределах лимита остатка денежных средств. Этот лимит организация устанавливает самостоятельно в порядке, установленном 2 Порядка ведения кассовых операций, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У. "Сверхлимитные" наличные денежные средства, образовавшиеся в кассе, организация должна сдать в банк в конце рабочего дня. Исключение: ИП, малые и микропредприятия (они могут не устанавливать указанный лимит).
За превышение лимита расчетов, неоприходование наличных денег в кассу, накопление в кассе "сверхлимитных" денег предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей его размер колеблется от 4 тысяч до 5 тысяч рублей, а для юридических лиц - от 40 тысяч до 50 тысяч рублей (ст.ст. 2.4, 15.1 КоАП РФ).
При совершении расчетов по договору в валюте РФ, если одним из его участников является нерезидент (в том числе физическое лицо), следует учитывать, что такие сделки относятся к валютным операциям и должны совершаться в соответствии с требованиями валютного законодательства.